Mời nhân viên và cài đặt quyền truy cập

Bạn có thể mời nhân viên theo công việc họ làm: trực chat, đăng bài hoặc bán hàng. Cấp đúng nhóm công việc giúp nhân viên vào được khu vực cần dùng và giữ phạm vi dữ liệu phù hợp.

Mở Team bằng tài khoản có quyền quản lý đội ngũ.

1. Kiểm tra thành viên trước khi mời

Ở Members, tìm bằng Search members và xem cột Job. Nếu người đó đã trong đội, kiểm tra công việc được cấp trước khi gửi lời mời mới. Phần Pending invitations chứa lời mời chưa hoàn tất.

Số 1 là Invite member; số 2 là Job; số 3 là Pending invitations. Danh tính thành viên đã được ẩn. Nhấn ảnh để xem lớn.

2. Chọn công việc khi gửi lời mời

Nhấn Invite member, nhập email người được mời vào Email. Trong What will they do?, chọn nhóm phù hợp:

Nhóm công việc	Phạm vi được mô tả trên biểu mẫu
Customer support	Trả lời chat; thêm Sales nếu nhân viên cũng chốt đơn
Posting	Bài đăng, lịch nội dung và thư viện media
Sales	Đơn hàng, sản phẩm, vận đơn và lịch hẹn
Manager	Xem mọi menu; không chuyển quyền sở hữu

Có thể chọn nhiều nhóm công việc cho cùng một người. Manager là lựa chọn riêng, không kết hợp với các nhóm khác.

Ví dụ nhân viên vừa tư vấn vừa tạo đơn cần Customer support + Sales. Nhân viên chỉ chuẩn bị bài mạng xã hội dùng Posting. Không chọn Manager chỉ để giải quyết một menu còn thiếu khi đã có nhóm công việc phù hợp.

3. Quyết định ai được xem toàn bộ hội thoại

Rà hai lựa chọn bổ sung:

• See every conversation: tắt thì chỉ thấy các chat được phân công; bật thì xem toàn bộ hộp thư cửa hàng.
• Manage analytics integrations: cho phép cấu hình tích hợp phân tích, tuyến chuyển đổi và thông tin nhúng WebChat. Chỉ bật cho người thực sự quản lý phần này.

Đọc phần They will see / They will not see để rà phạm vi. Khi email và quyền đúng, nhấn Send invite. Lời mời gửi đi chưa có nghĩa nhân viên đã tham gia; theo dõi ở Pending invitations.

4. Kiểm tra sau khi nhân viên tham gia

Yêu cầu nhân viên đăng nhập bằng chính tài khoản được mời. Kiểm tra họ xuất hiện trong Members và thấy đúng các khu vực cần dùng.

Với người trực chat, kiểm tra một hội thoại được giao. Nếu See every conversation tắt, việc họ không thấy toàn bộ khách là đúng phạm vi đã chọn. Cấu hình cách giao chat tự động nằm trong phân công hội thoại.

Với người làm nội dung, kiểm tra truy cập Posts và thư viện. Với người bán hàng, kiểm tra Products/Orders. Không cần tạo giao dịch thật để kiểm tra việc truy cập menu.

5. Đổi công việc và xử lý người rời đội

Tìm đúng thành viên, dùng Change job khi công việc thay đổi. Rà lại nhóm quyền và phạm vi hội thoại, lưu rồi kiểm tra bằng tài khoản thành viên.

Transfer ownership là chuyển quyền sở hữu, khác với cấp Manager. Remove from Team là loại thành viên khỏi đội; chỉ thực hiện khi đã bàn giao công việc và xác định đúng người. Đọc hộp xác nhận trước thao tác cuối.

Khi nhân viên không vào được

Hiện tượng	Kiểm tra
Vẫn ở Pending invitations	Đúng email, đúng tài khoản nhận và trạng thái lời mời
Vào được nhưng thiếu menu	Nhóm công việc ở Change job
Không thấy khách cần trả lời	Hội thoại đã được giao chưa và See every conversation đang bật hay tắt
Có quyền quá rộng	Rà Manager, các nhóm công việc và hai quyền bổ sung