Cấu hình kho lấy hàng và vận chuyển

Trước khi giao đơn cho đơn vị vận chuyển, cửa hàng cần khai báo đúng nơi lấy hàng và người liên hệ. Bài này hướng dẫn dùng TrolyShip với kho đang có, thêm kho khi cần và chọn kho thường sử dụng.

1. Mở cài đặt vận chuyển

Mở General Settings → Channels & Social → Shipping, hoặc mở trang vận chuyển.

Chọn tab Shipping.
Xem phần TrolyShip: giao diện hiện hiển thị Ready.
Bên dưới là Pickup Warehouse, nơi quản lý kho và nút + Add Warehouse.

Nhấn ảnh để xem lớn. Tên người liên hệ, số điện thoại và địa chỉ riêng đã được ẩn.

TrolyShip là lựa chọn vận chuyển được tích hợp sẵn trong giao diện này. Bạn khai báo kho lấy hàng để sử dụng; không cần nhập một bộ thông tin kết nối riêng cho từng hãng.

Các hãng được giới thiệu trên màn hình gồm GHN, Viettel Post, GHTK, Ahamove và Grab. Dịch vụ thực tế cho một đơn cần được kiểm tra khi lấy báo giá theo địa chỉ và thông tin kiện hàng.

2. Khai báo hoặc sửa nơi lấy hàng

Dùng kho đã có

Trong Pickup Warehouse, tìm kho muốn dùng và nhấn Edit cuối dòng. Đối chiếu thông tin với nơi nhân viên giao hàng sẽ đến lấy kiện.

Chỉ sửa những thông tin thực sự đã thay đổi. Nếu đúng, bạn có thể đóng biểu mẫu và tiếp tục dùng kho đó.

Thêm kho mới

Chọn + Add Warehouse. Biểu mẫu TrolyShip có ba nhóm:

Warehouse name: tên phân biệt kho, ví dụ Main Warehouse hoặc District 7 Warehouse.
Contact person / Phone number: người có thể bàn giao kiện hàng và số điện thoại liên lạc.
Pickup address, City/Province, District, Ward: số nhà/đường và tỉnh thành, quận huyện, phường xã tương ứng.

Điền địa chỉ theo thứ tự tỉnh/thành → quận/huyện → phường/xã. Địa chỉ lấy hàng phải là nơi đang giữ và bàn giao kiện, không phải địa chỉ người mua.

Sau khi đối chiếu số điện thoại và địa chỉ, nhấn Save. Kho mới phải xuất hiện trong Pickup Warehouse.

3. Chọn kho dùng mặc định

Nếu chỉ có một kho, giao diện cho biết kho đầu tiên sẽ tự được đặt làm mặc định.

Nếu có nhiều kho:

Đối chiếu nhãn Default và Secondary Warehouse trong cột Status.
Mở ⋮ ở dòng kho muốn dùng thường xuyên.
Chọn Set as default.
Kiểm tra nhãn Default đã chuyển sang đúng kho.

Trong ảnh, số 1 giúp phân biệt kho mặc định với kho phụ; số 2 là thao tác đổi kho mặc định.

Đặt mặc định giúp bạn có điểm lấy hàng thường dùng. Khi xử lý đơn từ kho khác, vẫn cần kiểm tra kho của chính đơn đó trước khi tạo vận đơn.

4. Kiểm tra trước khi giao đơn

Trong danh sách kho, kiểm tra:

Có đúng kho cần dùng.
Địa chỉ và số điện thoại vừa lưu đúng.
Default nằm ở kho bạn muốn dùng thường xuyên.
Phần địa chỉ có Coordinates ready, cho biết tọa độ lấy hàng đã sẵn sàng.

Tiếp theo, khi chuẩn bị vận chuyển một đơn, đối chiếu kho lấy hàng, địa chỉ nhận và thông tin kiện trước khi xem báo giá.

Kết quả của bước thiết lập: có kho lấy hàng đúng và nhận diện được kho mặc định. Ready hoặc Coordinates ready chưa có nghĩa một vận đơn đã được tạo hay hãng đã đến lấy hàng.

Kiểm tra phí vận chuyển ở đâu?

Phí của một chuyến cần được xem cùng địa chỉ nhận, kiện hàng và dịch vụ khi xử lý đơn. Tab Shipping được minh họa trong bài là nơi quản lý kho và kết nối; không có ô đặt một mức phí chung ngay trong biểu mẫu thêm kho.

Nếu cửa hàng muốn báo khách một mức phí cố định hoặc miễn phí vận chuyển, cần phân biệt khoản thu khách với báo giá dịch vụ vận chuyển của từng đơn. Hãy kiểm tra cả hai trước khi xác nhận đơn.

Khi nào cần Direct Viettel Post?

Phần Direct Viettel Post (compatibility) ở cuối trang có nhãn Legacy tools. Giao diện ghi rõ phần này dành cho trợ lý đang dùng công cụ theo dõi hoặc tính phí Viettel Post cũ.

Với luồng TrolyShip ở trên, bạn tiếp tục dùng kho đã khai báo. Chỉ thêm kết nối trực tiếp khi xác định trợ lý hiện tại còn cần các công cụ đó.

Nếu chưa dùng được kho

Hiện tượng	Cách kiểm tra
Không thấy kho vừa thêm	Kiểm tra thông báo sau Save và quay lại Pickup Warehouse; không nhấn thêm liên tục khi biểu mẫu còn báo lỗi.
Không chọn được quận/huyện hoặc phường/xã	Chọn lại tỉnh/thành trước rồi chọn lần lượt các cấp địa chỉ.
Địa chỉ chưa có Coordinates ready	Mở Edit, kiểm tra địa chỉ đường/số nhà và các cấp hành chính đã khớp nhau, rồi lưu lại thông tin chính xác.
Hệ thống lấy nhầm kho thường dùng	Kiểm tra nhãn Default và đổi bằng Set as default ở đúng dòng kho.
Một đơn chưa có dịch vụ/báo giá phù hợp	Đối chiếu kho lấy hàng, địa chỉ nhận và thông tin kiện của đơn đó; danh sách hãng giới thiệu không bảo đảm mọi tuyến đều có dịch vụ.