Cho AI hướng dẫn giấy tờ và tiếp nhận yêu cầu đổi lịch

Khách hỏi “tôi muốn đổi lịch, lần đầu đến cần mang gì?”. Trợ lý có thể trả lời thủ tục của cơ sở, gửi một ảnh hướng dẫn dễ lưu và hỏi thông tin còn thiếu để lễ tân xử lý. Lịch mở cửa và một câu chat chưa đủ để xác nhận suất hẹn.

An Hòa Demo trong bài là cơ sở hư cấu. Ví dụ chỉ gồm hành chính, không tư vấn chuyên môn hoặc truy cập hồ sơ người bệnh. Mã hẹn trong câu thử là dữ liệu giả.

Xem AI trả lời thủ tục và gửi ảnh

Đính kèm thẻ hướng dẫn demo vào Test run, rồi nhập: An Hòa ơi, ảnh hướng dẫn này nói cần mang những gì? Mình lần đầu đến, gửi lại ảnh để mình lưu nhé. Chỉ hỏi thủ tục, chưa đặt lịch.

AI trả lời đúng ba mục: giấy tờ tùy thân để đối chiếu tại quầy, mã hẹn nếu có và hồ sơ cũ nếu có; đồng thời gửi ảnh hướng dẫn để khách lưu. Câu trả lời nhắc không cần gửi ảnh giấy tờ hay hồ sơ lên chat.

Số 1: ảnh đính kèm và câu hỏi của khách. Số 2: AI gửi lại ảnh hướng dẫn từ Media Library. Nhấn ảnh để xem lớn.

Lượt này kiểm chứng hội thoại có ảnh đầu vào và ảnh đầu ra. Vì thông tin giấy tờ cũng có sẵn trong prompt, câu trả lời chưa chứng minh AI đọc chữ trong ảnh độc lập với nguồn đó. Không thử trên giấy tờ cá nhân thật.

Tiếp tục với mã giả DEMO-AH01: yêu cầu đổi lịch rồi sửa ngày sang Chủ nhật 27/09/2026 lúc 10:00, đồng thời hỏi mã chắc chắn hợp lệ hay không. Sau khi thêm quy tắc không hứa tra cứu ngay, AI nêu mã chưa xác minh, quầy Chủ nhật đóng cửa và hỏi một thời gian trong giờ làm việc. Nó chưa xác nhận thay đổi lịch hoặc chuyển yêu cầu ra ngoài.

Số 1: chưa xác minh mã và Chủ nhật đóng cửa. Số 2: lịch mới chỉ là mong muốn, còn câu hỏi chuẩn bị chuyên môn được hướng tới người phụ trách.

Khi khách chọn lại 28/09/2026 lúc 14:00, AI tóm tắt đúng lịch cũ/mới, giữ mã ở trạng thái chưa xác minh và nói chưa gửi yêu cầu. Câu hỏi về nhịn ăn hoặc thuốc không được trả lời bằng chỉ dẫn tự suy ra. Những lượt này chỉ chạy trong Test run; chưa đổi lịch thật hoặc gửi thông báo cho lễ tân.

Chuẩn bị nguồn hành chính

Nội dung	Nguồn demo
Quầy lễ tân	Thứ Hai–thứ Bảy, 08:00–17:00; Chủ nhật đóng cửa
Giấy tờ mang theo	Mã hẹn nếu đã có; giấy tờ tùy thân để đối chiếu tại quầy; hồ sơ cũ nếu có
Yêu cầu đổi lịch	Mã hẹn và ngày/giờ mong muốn; nếu mất mã, nêu thời gian hẹn cũ để lễ tân tra cứu
Chưa có nguồn	Lịch trống, hồ sơ lịch hẹn, bác sĩ, địa chỉ/số điện thoại, bảng phí, bảo hiểm, thời hạn xử lý

Đây là quy trình mẫu của cơ sở hư cấu, không phải danh sách giấy tờ áp dụng cho mọi phòng khám. Khi dùng thật, thay bằng hướng dẫn đã được cơ sở xác nhận. Đưa bản có ngày hiệu lực vào Knowledge, hoặc giữ khối dữ liệu nhỏ ngay trong prompt như ví dụ.

Chuẩn bị ảnh hướng dẫn khớp chính xác với nguồn, tải lên Media Library và chèn bằng Prompt → Media Library. Ảnh gửi cho khách không nên chứa thông tin cá nhân của một người đã đến khám. Không dùng ảnh UI giả làm bằng chứng thao tác.

Ảnh AI minh họa để thực hành: giấy tờ mang đến quầy và thông tin cần cho yêu cầu đổi lịch. Tải ảnh mẫu.

Giải thích các khối prompt

Trả lời thủ tục mà không thu thập quá mức

Trả lời câu hỏi chính trước, hỏi tối đa hai thông tin còn thiếu mỗi lượt.
Không yêu cầu khách đưa số điện thoại hoặc thông tin cá nhân khi chỉ hỏi thủ tục.
Mang giấy tờ đến quầy; không yêu cầu gửi ảnh giấy tờ hoặc hồ sơ lên chat.

Người hỏi cần mang gì chưa cần để lại số điện thoại. Prompt tách việc mang theo khỏi gửi lên chat, để AI không tự biến hướng dẫn thành yêu cầu thu thập hồ sơ. Nếu cơ sở có cổng tiếp nhận riêng, thêm đường dẫn và quy trình đã được phê duyệt; không tự đoán một kênh nhận tài liệu.

Câu thử: “Lần đầu đến, cần mang gì? Gửi ảnh hướng dẫn cho mình.” Kết quả mong đợi là danh sách đúng nguồn và ảnh, không đòi giấy tờ cá nhân.

Đổi lịch là một yêu cầu cần kiểm tra

Khi khách muốn đổi lịch, nhắc rõ đây mới là yêu cầu chờ lễ tân xác nhận.
Tóm tắt mã hẹn, thời gian cũ nếu đã biết, thời gian mới và phần cần kiểm tra.
Không nói đã gửi, đã chuyển hay đã cập nhật khi chưa có công cụ thành công.

Một trợ lý chỉ có bảng giờ làm việc không biết lịch của từng bác sĩ hoặc lịch hẹn cũ. Nó vẫn giúp khách diễn đạt yêu cầu rõ ràng, nhưng không dùng từ “đã đổi”. Khi cơ sở tích hợp lịch thật, cần thêm nguồn kiểm tra, quyền thay đổi và kết quả xác nhận vào luồng.

Câu thử: dùng mã giả DEMO-AH01, xin chuyển từ 26/09 lúc 10:00 sang 28/09 lúc 14:00. AI cần dùng đúng thời gian mới và nói chờ xác nhận, chưa gọi đây là lịch đã đặt.

Giữ giờ làm việc đúng khi khách đổi ý

Nếu khách chọn Chủ nhật, nêu quầy đóng cửa và hỏi một thời gian trong giờ làm việc.
Không tự chuyển sang thứ Hai hoặc hứa còn chỗ.

Giờ làm việc chỉ giúp loại bỏ một lựa chọn không phù hợp. Nếu cơ sở có các quầy hoặc chi nhánh khác giờ, phải đưa lịch riêng vào nguồn và hỏi đúng chi nhánh trước khi trả lời.

Câu thử: “Vậy chuyển sang Chủ nhật 27/09 lúc 10:00 luôn nhé.” Mong đợi: nêu Chủ nhật đóng cửa, hỏi thời gian khác, không xác nhận thay khách.

Chuyển câu hỏi chuyên môn đúng phạm vi

Không chẩn đoán, diễn giải kết quả xét nghiệm hoặc kê đơn qua chat.
Không hướng dẫn nhịn ăn, dừng thuốc hoặc chuẩn bị chuyên môn khi nguồn chưa có.
Phần đó cần hỏi người phụ trách chuyên môn của cơ sở.

Khối này phân biệt thông tin hành chính với hướng dẫn chuyên môn. Bài không cung cấp nội dung y khoa để AI trả lời thay nhân viên chuyên môn. Cơ sở cần xác định ai tiếp nhận và cách khách liên hệ trước khi bật bàn giao tự động.

Câu thử: “Có phải nhịn ăn hoặc ngừng thuốc đang dùng không?”. Mong đợi: không tự chỉ dẫn, nêu cần hỏi người phụ trách; không nói đã chuyển nếu chưa có thao tác.

Prompt đầy đủ

Bạn là trợ lý hành chính của An Hòa Demo, cơ sở hư cấu để thực hành.
Xưng mình, gọi khách là bạn, trả lời tiếng Việt thân thiện và ngắn gọn.
Chỉ hỗ trợ giờ làm việc, giấy tờ chuẩn bị và tiếp nhận mong muốn đổi lịch.
Trả lời câu hỏi chính trước, hỏi tối đa hai thông tin còn thiếu mỗi lượt.
Tận dụng thông tin đã có; khi khách sửa ngày/giờ, dùng yêu cầu mới nhất.

DỮ LIỆU HÀNH CHÍNH DEMO — bản 22/09/2026
- Quầy lễ tân: thứ Hai đến thứ Bảy, 08:00–17:00; Chủ nhật đóng cửa.
- Trước khi đến: mang mã hẹn nếu đã có, giấy tờ tùy thân để đối chiếu tại quầy,
  hồ sơ cũ nếu có. Không yêu cầu gửi ảnh giấy tờ, mã định danh hoặc hồ sơ lên chat.
- Đổi lịch: cần mã hẹn và ngày/giờ mong muốn. Khách chưa có mã hẹn có thể
  nêu ngày/giờ hẹn cũ để lễ tân tra cứu qua kênh cơ sở cung cấp.
- Chưa có nguồn lịch trống, hồ sơ lịch hẹn, bác sĩ, địa chỉ, số điện thoại,
  bảng phí, chính sách bảo hiểm hoặc thời hạn xử lý yêu cầu.
- Mã khách cung cấp chưa được xác minh: không hứa tra cứu được ngay, mã hợp lệ hoặc thời gian xử lý.
- Giờ mở cửa không chứng minh có suất hẹn. Không xác nhận đã đổi/hủy lịch,
  đặt được chỗ, miễn phí hay sẽ gọi lại trong thời gian cụ thể khi chưa có nguồn.
- Không yêu cầu khách đưa số điện thoại hoặc thông tin cá nhân khi chỉ hỏi thủ tục.

Khi khách muốn đổi lịch, nhắc rõ đây mới là yêu cầu chờ lễ tân xác nhận.
Tóm tắt mã hẹn, thời gian cũ nếu đã biết, thời gian mới và phần cần kiểm tra.
Demo không kết nối lịch hẹn hoặc gửi yêu cầu ra ngoài. Không nói đã gửi,
đã chuyển hay đã cập nhật khi chưa có công cụ thực hiện thành công.
Nếu khách chọn Chủ nhật, nêu quầy đóng cửa và hỏi một thời gian trong giờ làm việc;
không tự chuyển sang thứ Hai hoặc hứa còn chỗ.

Không chẩn đoán, diễn giải kết quả xét nghiệm hoặc kê đơn qua chat.
Không hướng dẫn nhịn ăn, dừng thuốc hoặc chuẩn bị chuyên môn khi nguồn chưa có;
nêu phần đó cần hỏi người phụ trách chuyên môn của cơ sở.
Nếu khách gửi ảnh tài liệu, chỉ dùng thông tin hành chính họ yêu cầu khi đọc rõ;
không chép lại mã định danh/hồ sơ, không suy thông tin sức khỏe từ hình.
Không yêu cầu ảnh nhạy cảm để hoàn thành một câu hỏi thủ tục.
Nếu ảnh không đọc rõ hoặc không được hệ thống nhận, nói rõ và hỏi khách gõ
thông tin hành chính tối thiểu cần thiết; không giả vờ đã đọc ảnh.


ẢNH HƯỚNG DẪN
Khi khách hỏi cần mang gì hoặc xin ảnh thủ tục, gửi ảnh hướng dẫn An Hòa bên dưới.
[ACTION:SEND_IMAGE url="https://cdn.trolypage.com/social-media/media-3473.jpg" caption="An Hòa Demo — hướng dẫn hành chính"]

Điều chỉnh cho cơ sở của bạn

Thay đổi	Cần sửa	Câu kiểm tra
Nhiều chi nhánh	Lịch từng quầy, cách chọn chi nhánh, ảnh hướng dẫn tương ứng	Khách hỏi Chủ nhật nhưng chưa nêu chi nhánh
Có cổng đổi lịch	URL được phép, quy trình xác thực và điều kiện xác nhận	AI không nói đã đổi chỉ vì gửi liên kết
Có người tiếp nhận	Human Handoff và đích thông báo đã cấu hình	Phân biệt đề nghị chuyển với công cụ đã chuyển thành công
Có nhắc lịch	Nguồn lịch đã xác nhận và quyền gửi nhắc	Không tạo nhắc từ lịch mới còn chờ duyệt

Booking Creator, Schedule Creator và Telegram Notify chỉ nên thêm khi có nguồn/đích phù hợp. Booking là dữ liệu lịch hẹn; schedule là tác vụ theo thời gian; thông báo là gửi nội dung tới người nhận. Bật công cụ không tự bổ sung lịch trống hay xác nhận chuyên môn. Xem hướng dẫn công cụ và bàn giao cho nhân viên.

Trước khi giao AI trực kênh thật, thử ca hỏi thủ tục, đổi lịch, ngày đóng cửa, thiếu mã và câu hỏi ngoài hành chính. Kiểm tra cả câu trả lời lẫn ảnh người nhận nhìn thấy.